Menulis Nomor, Tanggal, Hal, dan Perihal pada Surat Resmi

1. Nomor Surat. Penulisan nomor surat berguna untuk:

:: Memudahkan dalam pengarsipannya

:: Memudahkan dalam mencarinya kembali

:: Mengetahui banyaknya surat yang keluar

:: Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

– Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital

– Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.

– Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh penulisan surat yang benar:

Nomor : 001/SMU-1/2001

Nomor : 21/KRS/II/2003

Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)

Contoh:

Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004

Angka tahun

Angka bulan

Kode surat

Nomor surat

2. Tanggal Surat. Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat.

Hal lain yang harus diperhatikan:

– Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

– Angka tahun tidak boleh disingkat

– Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

Contoh:

Surabaya, 27 Juli 2006

Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:

17 Agustus 2007

3. Lampiran. Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.

:: Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

:: Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.

:: Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.

:: Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.

:: Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

Contoh penulisan lampiran yang benar:

– Lampiran : tiga helai

– Lampiran : satu berkas

– Lampiran : dua lembar

– Lampiran : sepuluh lembar

4. Hal Surat. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:

:: Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;

:: Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;

:: Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.

Contoh penulisan hal yang benar:

– Hal : Permohonan

– Hal : Undangan Rapat Panitia

Read More

Surat Resmi

Apa itu surat resmi ? surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di mata hukum.

Bentuk Surat Resmi:

1. Kop ( Kepala Surat )
2. Nomor, Perihal dan tanggal
3. Alamat Surat
4. Salam Pembuka
5. Isi surat
6. Penutup 
7. Identitas Pengirim 

---

Keterangan:

[1] Kepala Surat 
Berfungsi untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat pengirim. Selain itu juga berfungsi untuk menunjukkan keresmian sebuah surat.

[2] Nomor, Perihal dan Tanggal
Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan, kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat.Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat. Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. 

[3] Alamat 
Alamat surat terdiri dari dua macam,  yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain :

• Sebagai alamat petunjuk langsungsung bagi penerima surat
• Petunjuk arsip dalam menyimpan surat
• Mempermudah petugas pos
• Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda

[4] Salam Pembuka

Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

[5] Isi Surat

Dalam membuat isi surat resmi, penggunakan bahasa sangat perlu diperhatikan agar mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:

• Jelas, singkat dan padat
• Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca
• Menggunakan gaya bahasa yang santun,luwes, lugas dan menarik

[6] Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat.

Read More

Kop Surat Resmi

Contoh Kop Surat:

Kepala Surat atau Kop Surat merupakan format baku yang digunakan dalam membuat surat resmi/ dinas. Kepala Surat umum-nya mencantumkan nama perusahaan/ instansi, alamat, nomor telepon, alamat email, fax, ataupun situs. Selain itu, kepala surat resmi biasanya menggunakan logo / lambang perusahaan atau instansi tertentu.

Bagian-bagian Kop Surat:

• Nama Perusahaan, Lembaga, Instansi
• Logo
• Alamat Instansi, nomor telepon, alamat email

Read More