Menulis Nomor, Tanggal, Hal, dan Perihal pada Surat Resmi

1. Nomor Surat. Penulisan nomor surat berguna untuk:

:: Memudahkan dalam pengarsipannya

:: Memudahkan dalam mencarinya kembali

:: Mengetahui banyaknya surat yang keluar

:: Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

– Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital

– Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.

– Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh penulisan surat yang benar:

Nomor : 001/SMU-1/2001

Nomor : 21/KRS/II/2003

Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)

Contoh:

Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004

Angka tahun

Angka bulan

Kode surat

Nomor surat

2. Tanggal Surat. Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat.

Hal lain yang harus diperhatikan:

– Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

– Angka tahun tidak boleh disingkat

– Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

Contoh:

Surabaya, 27 Juli 2006

Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:

17 Agustus 2007

3. Lampiran. Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.

:: Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

:: Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.

:: Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.

:: Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.

:: Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

Contoh penulisan lampiran yang benar:

– Lampiran : tiga helai

– Lampiran : satu berkas

– Lampiran : dua lembar

– Lampiran : sepuluh lembar

4. Hal Surat. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:

:: Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;

:: Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;

:: Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.

Contoh penulisan hal yang benar:

– Hal : Permohonan

– Hal : Undangan Rapat Panitia